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電子ファイリングFiling

そもそも、なぜ電子化の必要があるのでしょうか?



 書類保管コストの削減

 文書を保管するために借りた倉庫代や、オフィスの相当の割合を占めていたキャビネットなど、
   経費を見直すことができる。

 書類検索スピードの向上

 データ化することで、必要な書類をすぐに取り出せるようになる。
 また、複数人で同時に同じ書類を見ることも可能。

 社内での情報共有化

 電子化された情報なら、ネットを通じ瞬時に知らせたい相手に届けることができる。
 サーバーで情報共有することによって、社内の情報共有を加速する。

 セキュリティの強化

 タイムスタンプや電子署名を付加することで、書類の偽造を防ぐ効果がある。
 また、データファイルならば暗号化やパスワード認証、アクセス制限の設定などが可能。
   情報漏えいのリスクを軽減する。

 書類の劣化防止

 使用頻度が高い書類や、古い契約書など、重要且つ傷みやすい書類の劣化を防止する。


他にも、紙の排出量の削減などの効果も期待できます。文書の電子化は、社内基盤の見直しのためにも、確実に行っておきたいものだといえるでしょう。



ポイント
電子ファイリングといっても、特許書類は特許の知識がないと、なかなか思うようなアウトプットが出てきません。
そこで、弊社では、特許業務を20年以上行っているベテランのスタッフを多く抱えております。
調査報告書・契約書・出願書類・技術(独自分類)付公報など、今日まで時間と経費をかけて蓄積した貴重な情報を、電子データに変換して活用しませんか?

【データ形式の統一から社内分類付与まで】

お客様の現状を把握したうえで、保存データ様式や、情報共有化のための社内分類の付与、あるいは利用しやすくするための社内分類の付与・あるいは利用しやすくするインデックスの作成など、データ管理の視点に立ってご提案いたします。

【資料の整理・選別もお任せください】
電子データへの移行の際、意外に手間取るのが資料の整理です。その業務もお任せください。出願書類のファイルの中には、メモ用紙や引例公報、特許庁からのハガキ。代理人からの送り状など細々とした書類がクリップやホッチキスなどで留められて入っております。そこで、事前に打ち合わせにて入力に必要なものと不要なものを確認。一点ずつ必要・不要を識別して、不要な書類を取り除きます。特許の書類を扱い慣れたTJSならではの専門スキルを活かした
きめ細かな
仕事を行っております




今までは、倉庫か書庫まで一回一回書類を閲覧しに行っており、作業に大きなムダが生じておりました。 そこで社内で自社の包袋管理システムにを導入するに当たり、出願書類の電子化をTJSさんにお願い致しました。
管理システムに取り込む際、事前に入念な打ち合わせをしたおかげで、トラブルが生じることなく、書類を取り込むことが出来ました。その結果、システム導入がスムーズに行うことが出来、導入の結果、作業スピードが大きく改善しました。
また包袋書類も整理されていたので大変見やすく便利になりました。 それもこれも事前に入念な打ち合わせと仕様書に基づいたきっちりした仕事をして下さったTJSさんのおかげだと思っております。。また親身に相談に乗ってくださり、大変助かりました。


(機械メーカーA社様の場合)



どのように包袋書類を電子化したらよいかイメージが全く掴むことが出来ませんでした。
しかしながら、TJSの方が親切にアドバイスをしてくださったおかげで、書類を電子化することが出来ました。
まさに二人三脚のお仕事が出来たと思っております。

(音響メーカーT社様の場合)


キャビネットが一杯になってしまっており、どうしようかと思っておりました。自社内では「空いた時間にやろうと思っていても、なかなか手が付けれられず」困っていました。
TJSさんに相談したところ、価格面からアウトプット形態、ぐちゃぐちゃになってしまっていた書類の整理まで、1件1件丁寧に作業してくださり、大変使いやすく、便利になった電子化された書類として戻ってきました。

また紙書類については破棄までしっかりと対応してくださり感謝しております。
        
 (電機メーカーP社様の場合)

バナースペース

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